Medewerker Backoffice

Over Fenix

Fenix is het nieuwe kunstmuseum over migratie in Rotterdam. Kunstenaars, fotografen, chefs en andere creatieve makers vertellen hier verhalen die grenzen overstijgen. Over liefde en afscheid, thuiskomen en je thuis voelen, identiteit en de zoektocht naar geluk. Op deze historische plek van vertrek en aankomst, waar miljoenen Europeanen ooit vertrokken en mensen uit de hele wereld aankwamen, tonen we dat migratie van alle tijden en persoonlijk is.

Over Team Hospitality

Als medewerker backoffice ben je onderdeel van Team Hospitality. Fenix wil dat bezoekers zich welkom, gezien en op hun gemak voelen. Op die manier kunnen zij de tentoonstellingen en het museum optimaal ervaren. Daarom staat gastvrijheidsbeleving bij Fenix centraal. Dit geldt zowel voor- als achter de schermen.

Wat ga je doen?

Als medewerker backoffice ben je onmisbaar voor de dagelijkse operatie. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je behandelt telefonische en digitale verzoeken van bezoekers, zoals vragen over tickets, verloren voorwerpen en ontvangen feedback. Daarnaast voer je receptiewerkzaamheden uit, waarbij je collega’s, zakelijke relaties en leveranciers verwelkomt. Je zorgt ervoor dat zij de juiste informatie krijgen en ondersteunt waar nodig. Je assisteert het team van Fenix met diverse organisatorische en administratieve taken, zoals het verwerken van gegevens, het beheren van documenten en het coördineren van logistieke zaken.

De werktijden van de backoffice zijn van maandag t/m zondag tussen 9.00 uur en 17.30 uur en tijdens de zomervakantie tot 18.00 uur. We houden rekening met een prettig en realistisch rooster. Je rapporteert aan de coördinator backoffice.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers (ook via telefoon, e-mail en socials), beantwoordt vragen en handelt feedback zorgvuldig af;
• Je coördineert met leveranciers en extern personeel: regelt toegang, wijst de weg en zorgt dat afspraken soepel verlopen;
• Je verzorgt administratieve en facilitaire ondersteuning, zoals communicatiebeheer, documentatie, post/pakketten en het bijhouden van voorraden en bestellingen;
• Je ondersteunt collega’s achter de schermen en zorgt dat zij goed hun werk kunnen doen;
• Je signaleert knelpunten en lost deze proactief op, zodat processen soepel blijven verlopen;
• Je beheert interne documenten, procedures en informatie en houdt deze actueel en toegankelijk;
• Je registreert en beheert gevonden voorwerpen en onderhoudt contact met bezoekers hierover.

Wie ben jij?

• Je bent gastvrij, empathisch en verbindend, en krijgt energie van contact met mensen;
• Je bent proactief, houdt overzicht en weet goed prioriteiten te stellen, ook in hectische situaties;
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail en kwaliteit;
• Je bent communicatief sterk en professioneel, in het Nederlands en Engels (extra talen zijn een plus);
• Je bent een teamspeler met een warme, representatieve uitstraling;
• Je bent zelfbewust, integer en kunt goed omgaan met een dynamische, veranderende omgeving;
• Je hebt relevante ervaring, bij voorkeur in hospitality, en kunt goed overweg met gangbare software (zoals Microsoft Office);
• Jouw uitstraling is professioneel en representatief. Je bent je bewust van je rol als visitekaartje van Fenix;
• Je hebt affiniteit met thema’s als migratie en cultuur.

Wat biedt Fenix jou?

• Een unieke kans om deel uit te maken van een nieuw museum;
• Een veelzijdige functie binnen een dynamische en inspirerende organisatie;
• Een contract voor een jaar, met intentie tot verlenging bij goed functioneren en ongewijzigde omstandigheden;
• Een brutosalaris tussen de € 3.100,- en € 3.600,- per maand op basis van 40 uur per week, exclusief 8% vakantietoeslag, afhankelijk van ervaring en kennis;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling en reis- en onkostenvergoeding;
• Mogelijkheden voor training en ontwikkeling;
• Een gezonde, vegetarische lunch;
• Een extra vrije dag voor persoonlijke vieringen of culturele feestdagen;
• Onbeperkte toegang tot professionele begeleiding en content om aan je mentale welzijn te werken via OpenUp.

Fenix bouwt aan een organisatie die de culturele diversiteit van Rotterdam weerspiegelt. Onze vacatures staan open voor iedereen, ook voor mensen die minder ervaring hebben binnen de culturele sector.

Wil je reageren?

Dien uiterlijk op 5 april 2026 je CV en motivatiebrief in via het aanmeldformulier.

Sollicitatieprocedure

Na ontvangst van je sollicitatie ontvang je binnen twee werkdagen een bevestiging. We wachten tot de sluitingsdatum om iedereen een gelijke kans te geven. De eerste kennismaking is op 10 april 2026 met Niels (manager hospitality) en Brenda (hoofd talent en organisatie). Wanneer er een klik is, volgt een tweede gesprek op 14 april 2026 met Boya (coördinator backoffice) en Niels.

Nog vragen?

Neem gerust contact op met Luca (medewerker talent en organisatie) via talent@fenix.nl of via 06-49364372.